Het hybride werken is een blijvertje. Blijkt uit nieuw Europees onderzoek – mits leidinggevenden zich richten op het behoud van cultuur en innovatie
Sinds het begin van de Industriële Revolutie is de werkdag van de Europese beroepsbevolking grotendeels geworteld in een voorspelbaar ritme: inklokken om 09:00 uur, en uitklokken rond 17:00 uur en een hectische trotsering van de spits aan weerszijden van deze tijdstippen. Althans, dat was ooit zo.. COVID-19 heeft dit eeuwenoude model namelijk aardig op zijn kop gezet.
Om hun klanten te helpen door deze onzekere tijd te navigeren en om hun medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen heeft Microsoft onderzoek laten doen door de Boston Consulting Group en KRC Research. In samenwerking met duizenden werknemers en leidinggevenden door heel Europa vroegen zij mensen naar hun ervaringen met werken op afstand en naar hun verwachtingen voor de toekomst.
De belangrijkste bevinding? Dat we allemaal een meer innovatieve en flexibele manier van werken willen. Hoewel het behoud van productiviteit geen probleem is gebleken in het thuiswerken, lijkt het dat innovatie vanwege een afnemende teamcultuur wél belemmerd wordt. Hoe zit dat precies?
Men willen geen pak meer dragen…
Een van de duidelijkste bevindingen uit het rapport is dat de mensen zich bevrijd voelen van kantooretiquette. We vinden het prettig om ons minder formeel te kleden, onze werkplekken te personaliseren of om onze kat of hond naast ons te hebben wanneer we werken.
Top 5 Redenen waarom medewerkers blij zijn met thuiswerken:
69% nonchalanter gekleed
40% gepersonaliseerde werkplek
47% meer tijd voor hobby’s
36% authenticiteit in werk en werkplek
28% werken met huisdier aan mijn zijde
Leidinggevenden verwachten ook een andere manier van werken in de nabije toekomst. Vorig jaar had slechts een kleine minderheid (15%) van de bedrijven een vastgesteld beleid met betrekking tot werken op afstand. Dat aantal is ondertussen opgelopen tot een gezonde meerderheid (76%). Deze ongelofelijke stijging is niet zonder reden. Managers hebben ervaren dat teams op afstand heel productief kunnen zijn. 82% van de ondervraagde managers geven aan dat ze het productiviteitsniveau stabiel hebben gehouden of hebben zien stijgen naarmate mensen op afstand gaan werken. Veel senior-managers zien hybride werk ook als een manier om de betrokkenheid van werknemers te vergroten. Hierbij gaf meer dan de helft aan dat het een effectieve manier is om toptalent te behouden.
Het bevorderen van innovatie blijkt echter moeilijker te zijn dan het waarborgen van productiviteit.
Terwijl de bedrijfscontinuïteit en -productiviteit in grote lijnen onveranderd zijn gebleven, melden teamleiders een afname van innovatie rond kernproducten en -diensten. Waarom? Een waarschijnlijke oorzaak is dat werknemers zich verder van de bedrijfscultuur verwijderd voelen, minder dicht bij hun teamgenoten staan en minder samenwerken.
“Het lijkt erop dat werknemers zich minder gejaagd voelen en minder afgeleid worden dankzij het werken op afstand. Daarnaast worden ze gelukkiger door de afgenomen of verdwenen reistijd, het nonchalanter kleden (minder tijd nodig om zich klaar te maken voor het werk), en de verhoogde tijd voor huishoudelijke taken.
De prijs lijkt echter een verlies aan doelgerichtheid te zijn, die op het werk grotendeels wordt gedreven door relaties met collega’s en het zien van de impact van je eigen taken op anderen. Beiden zijn gemakkelijker te realiseren wanneer mensen op dezelfde locatie werken en zijn lastiger te realiseren wanneer ze virtueel werken’’.
Dr. Michael Parke, The Wharton School of the University of Pennsylvania
Wanneer mensen vijf dagen per week fysiek samen zijn, is het gemakkelijk om met elkaar te binden – of het nu gaat om het uitwisselen van roddels bij de koffieautomaat, een gezellige teamlunch of samen doorhalen voor een deadline. Bovendien hebben leidinggevenden in een kantooromgeving letterlijk de mogelijkheid om even aan te schuiven om op een meer informele manier met hun medewerkers te praten. Al deze ogenschijnlijk kleine dingen hebben samen een grote impact op de gezondheid van een bedrijf en de teamcultuur.
Het is niet meer dan logisch om een daling van innovatie te ervaren, aangezien het moeilijk is voor nieuwe ideeën om te gedijen in een omgeving waar mensen zich meer losgekoppeld voelen van hun werkgever en hun teams.
Hoe kunnen leidinggevenden in een hybride wereld productiviteit en innovatie aansturen?
Als we kijken naar bedrijven die zowel de productiviteit als de innovatie hebben behouden tijdens de overgang naar meer hybride manieren van werken, zijn er belangrijke lessen te leren voor alle bedrijven.
Machtig teams in het uitvoeren van hun werk
Werknemers bij bedrijven die uitblinken in zowel productiviteit als handhaving van de innovatie-output melden een heel andere werkervaring dan hun collega’s bij bedrijven die het alleen maar goed doen op het gebied van productiviteit.
Eerstgenoemde werknemers voelen zich veel vaker gemachtigd om beslissingen te nemen en hun werk te benaderen op een manier die voor hen het beste werkt.
Bescherm aandacht en focus
De meest succesvolle bedrijven beschermen de focus van hun werknemers. De term ‘flow state’ heeft de laatste jaren niet voor niets aan populariteit gewonnen. Het beschrijft de mentale staat waarin een persoon met volledige aandacht een specifieke taak uit kan voeren. De totale onderdompeling in de werkervaring leidt tot superieur resultaat. Een eenvoudige stap om medewerkers te helpen in een flow state te blijven is door ervoor te zorgen dat ze goede training krijgen in tools zoals Microsoft Teams, en gebruik maken van functies als ‘niet storen’. Dit helpt medewerkers de controle over hun dag te behouden en tijd te maken voor het werk dat de aandacht opeist.
Ondersteun de managers
Voor veel teammanagers was het dit jaar de eerste keer dat ze verantwoordelijk waren voor het leiden van mensen die op afstand werkten. Het is niet verrassend dat de meerderheid van hen aangaf dat ze het gevoel hebben dat ze nog niet effectief hebben geleerd hoe ze virtuele teams kunnen delegeren en versterken.
Om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen, is het essentieel dat managers beschikken over de vaardigheden die ze nodig hebben in deze nieuwe hybride wereld. Het succesvol maximaliseren van het potentieel van een extern of hybride team vereist vaardigheden, niet alleen om ervoor te zorgen dat de kerndoelstellingen van het bedrijf worden gehaald, maar ook om nieuwe ideeën aan te moedigen, te cultiveren en uit te voeren. Daarom zal het herzien van trainingsprogramma’s voor teamleiders voor veel bedrijven een belangrijke stap voorwaarts zijn.
Bijna alle ondervraagde leidinggevenden gaven aan dat het afgelopen jaar extreem uitdagend geweest is voor hen, omdat ze het hoofd hebben geboden aan het behoud van de bedrijfscontinuïteit en tegelijkertijd de veiligheid van de werknemers moesten waarborgen. Minder dan de helft van de leidinggevenden zegt het gevoel te hebben dat ze de steun krijgen die ze nodig hebben van hun werkgevers. Dit suggereert dat er voor veel bedrijven een kans bestaat om de lopende coaching voor het middenmanagement opnieuw te initialiseren of te versterken.
“Voor veel bedrijven is hun normale dagelijkse realiteit gebaseerd op een traditionele kantooromgeving. Daarom is het voor veel werknemers moeilijk om zich snel aan te passen aan een nieuwe manier van werken op afstand. Dit geldt ook voor managers en leidinggevenden die de uitdaging aangaan om niet alleen te zorgen dat de kerndoelstellingen van het bedrijf worden gehaald in tijden van toenemende onzekerheid, maar ook om ervoor te zorgen dat hun teams in een stressvolle tijd samenhangend en geëngageerd blijven”.
Sarah Fisher, General Manager, Human Resources, Microsoft EMEA
Het belangrijkste voordeel van dit alles is dat het succes van teamwork in een meer hybride wereld verder gaat dan alleen het hebben van de juiste technologische hulpmiddelen. Innovatie wordt aangewakkerd als mensen zich in staat voelen om contact te maken met collega’s, zekere risico’s te nemen en van zich te laten horen wanneer ze nieuwe ideeën hebben.
De uitdaging voor bedrijven is dus om ervoor te zorgen dat mensen zich verbonden voelen met hun teamgenoten en om duidelijk te zien hoe het werk dat ze als team doen bijdraagt aan het realiseren van de visie van het bedrijf. Succesvolle teams zullen worden gekenmerkt door productiviteit en een gevoel van kameraadschap en, vertrouwen en verbondenheid met hun teamgenoten.
Dit, vormt de menselijke sleutel voor innovatie.
Microsoft heeft in augustus 2020 onderzoek laten doen op 15 Europese markten. Het online onderzoek is ontworpen en uitgevoerd door KRC Research in samenwerking met Boston Consulting Group en werd begeleid door Dr. Michael Parke, professor aan de Wharton School van de Universiteit van Pennsylvania. KRC heeft ongeveer 9.000 managers en medewerkers van grote (250+ medewerkers) bedrijven ondervraagd, met een gemiddelde steekproefgrootte van 600 respondenten per land (500 medewerkers en 100 managers). De respondenten werden niet op de hoogte gebracht van het feit dat Microsoft opdracht heeft gegeven tot de enquête.
