Managed Cloud

Archiveren is geen back-up.

Standaard wordt door Microsoft geen back-up gemaakt maar worden bewaartermijnen ingesteld. Er is een belangrijk onderscheid te maken tussen het laten maken van back-ups en de (zelf in te stellen) bewaartermijnen binnen Microsoft 365. Een back-up voorziet in het terughalen van data wanneer dit door een hack, aanval, storing of ongewenste verwijdering verloren is gegaan. Bestanden die binnen Microsoft 365 permanent worden verwijderd, kunnen met de mogelijkheden binnen Microsoft 365 niet terug worden gehaald.

De bewaartermijnen binnen Microsoft 365 zijn bedoeld om te kunnen voldoen aan bepaalde (wettelijke) retentietermijnen wanneer u bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerkt of om bepaalde redenen langer moet bewaren. Het is een veiligheidsnet dat ervoor zorgt dat uw data langer, en over meerdere fasen bewaard blijft zodat de kans op dataverlies verkleind wordt.
Microsoft biedt standaard vier methodes aan voor het veiligstellen van uw data: Backups, recycle bin, retentie & versioning.

  1. De backup die Microsoft zelf maakt is vooral voor Microsoft zelf bedoeld. In het geval van een calamiteit biedt Microsoft data-herstel door middel van deze (automatische) backup die om de 12 uur wordt gedraaid.
    Het is niet mogelijk om individuele mailboxen terug te zetten of data uit individuele SharePoint omgevingen terug te halen. Microsoft kan data tot 14 dagen terughalen.
  2. Recycle Bin (Prullenbak), na 30 dagen worden de berichten in deze prullenbak definitief verwijderd.
  3. Retentie is interessant, zeker met het oog op de AVG-wetgeving en een aanrader. Er zijn twee goede redenen om hiervan gebruik te maken:
    – Als data voor een langere termijn dan standaard moet worden bewaard.
    – Als data na een bepaalde termijn moet worden verwijderd.
    Omdat bovenstaande regels in strijd met elkaar kunnen zijn, gelden retentieprincipes: een bepaalde volgorde waarin regels in werking treden.
  4. Versiebeheer (Versioning) worden er verschillende versies van de data opgeslagen. Ook hier is dit primair niet bedoeld als Back-up..

Conclusie:  

Het maken van een zogenoemde ‘point-in-time’ back-up is binnen Microsoft niet mogelijk. Gebruikers kunnen dat per ongeluk verwijderde mailtje van een paar maanden geleden helaas niet meer terughalen met de standaard back-up instellingen binnen Microsoft 365.

Ook voorzien de standaard instellingen van Microsoft 365 niet in een back-up in het geval van een hack, ransomware-aanval, per ongeluk verwijderen van contacten, e-mails of bestanden en interne bedreigingen.

Daarom biedt Avensus de optie ‘EverWork® Back-up voor Microsoft 365’. Deze back-up bewaard bestanden voor een periode 7 jaren en beschikt over de mogelijkheid dat de gebruiker zelf een bestand/map terug kan zetten.

Kanttekening: Periode is in feite oneindig zolang er wordt betaald. Maar 7 jaar is gebruikelijk in IT Land.

Meer weten?

Wij helpen je graag verder

+31 (0) 36 539 3100
info@avensus.nl

Gerelateerd

Menu