Thuiswerken is een nieuwe manier van omgaan met productiviteit en je collega’s. Want thuiswerken kan eenzaam zijn en we weten dat een fysiek moment op kantoor aardig wat bergen kan verplaatsen. Maar hoe gaan we hiermee om als we 100% online moeten werken?
Nu we massaal Teams induiken om calls af te werken lijkt het mij een goed moment om een opzet te maken voor de Online Meeting Etiquette. Zodat we niet door elkaar heen praten, iedereen aan het woord kan komen en we op de meest efficiënte manier werken in onze moderne werkplek.
Om te beginnen een aantal punten uitgaande van goed werkend internet bij alle participanten. Is de internetverbinding een punt van aandacht begin dan met het uitzetten van je camera om zo de bandbreedte te verlagen.
bron: https://medium.com/unfold-it/online-workshop-framework-5e86075c6208
Hierbij de notities die je kan rondsturen voordat je online afspraak begint.
- Zorg voor stabiel internet
- Vind een rustige plek
- Zorg dat iedereen op zijn eigen device inbelt
- Gebruik een hoofdtelefoon en zet niemand op luidspreker
- Test je microfoon voordat je start
- Zorg dat iedereen zijn camera aan zet, dit draagt bij aan een betere interactie en dat iedereen zijn aandacht erbij houdt
- Vraag iedereen 10 minuten voor de call klaar te zitten en bovenstaande punten door te nemen zodat de meeting gelijk kan starten
- Geef aan dat jij of iemand anders de vergadering leidt
- Stuur een agenda rondt voorafgaande de meeting
Daarna komen we bij de etiquette die je kan voeren om ervoor te zorgen dat de meeting ook daadwerkelijk een succesvolle toevoeging wordt in je moderne werkplek. Je zult merken als iedereen hier mee om kan gaan het een efficiëntere manier wordt van gezamenlijk in een conference call zitten.
bron: https://medium.com/unfold-it/online-workshop-framework-5e86075c6208
- Mute je microfoon als je niet praat. Hier zijn verschillende shortcuts voor per platform wat je gebruikt. (Cntrl+Shft+M in Teams of spacebar in Zoom)
- Steek je hand op voor de camera als je iets wilt zeggen
- Gebruik duim omhoog of duim omlaag als je het wel of niet eens bent
- Ga niet eten of drinken, ook al ben je gemute, Op camera ziet dit er ook niet altijd even netjes uit
- Zorg ervoor dat iemand notities maakt van de meeting, spreek dit af
- Gebruik niet je toetsenbord, of zorg dat je gemute bent als je dit wilt doen
- Leg je telefoon weg of zet hem op niet storen/slaap modus
Een van de lastigste elementen van online vergaderen kan vertraging zijn. Dus houd je aan de etiquetten als je iets wilt zeggen. Het is een bekend probleem dat mensen terughoudender worden met praten in een online meeting. Zorg er daarom ook voor dat je stelselmatig vraagrondes invoert zodat iedereen zijn moment krijgt om wat te zeggen. Online vergaderen kan erg intensief zijn dus wees duidelijk over de agenda, de duur en las indien nodig korte pauzes is. De tijd dat meeting precies een uur moeten duren zijn we al echt al lang voorbij 😉
